Privacy - AVG (GDPR)


Persoonsgegevens:
Het Documentatiecentrum voor Aalst Karnaval vzw (hierna afgekort tot "DAK vzw.") hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respecteren van uw privacy. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over de verwerking van uw persoonsgegevens en hoe we uw privacy waarborgen. Het DAK vzw. houdt zich in elk geval aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de ′Algemene Verordening Gegevensbescherming′ (AVG, ook bekend in de Engelse taal als GDPR, General Data Protection Regulation), de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016.

Algemeen betekent dit dat wij:

  • uw persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt.
    Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is volgens hedendaagse technologie├źn;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen zonder uw toelating, of tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, deze respecteren, en u hierop willen wijzen.

Via de links hieronder vind je meer informatie over specifieke onderdelen.

1. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door DAK vzw. verwerkt ten behoeve van de uitvoering van onze missie:
DAK vzw. is een vereniging die zich tot doel stelt de carnavalstraditie in woord en beeld te verslaan, te promoten, openbaar te maken en uiteindelijk te archiveren, waarbij wij door onze activiteiten mede aan de basis liggen van de UNESCO erkenning van het Aalsterse Carnaval als cultureel-erfgoed. Onze missie omvat, - maar is niet beperkt tot - o.a. het uitgeven van een vijfjaarlijkse carnavalskroniek met geschiedkundige waarde, fotoboeken, het organiseren van een nationale fotowedstrijd, het beschrijven van bepaalde details via brochures of andere media.

Om bovenstaande missie tot uitvoering te kunnen brengen worden de persoonsgegevens die u ons heeft toevertrouwd verwerkt voor volgende doeleinden:

  • om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van DAK vzw.
    Vb. onze fotowedstrijd.
  • voor het versturen van uitnodigingen en publicaties.
    Vb. uitnodiging voor de eerstvolgende fotowedstrijd.
  • voor het afhandelen van uw bestelling via onze webshop.
    Vb. het afhandelen van de betaling en verzenden van uw bestelling naar uw adres.
  • onderling communicatie.
    Vb. beantwoorden van uw opmerkingen of vragen via e-mail of formulieren.
  • om een contract met u uit te voeren dat afgesloten wordt met wederzijdse goedkeuring.
  • voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van het DAK vzw., waarbij deze belangen met uw grondrechten en fundamentele vrijheden worden afgewogen.
  • in specifieke gevallen, met uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie.
    Deze toestemming kan op elk moment in overeenstemming met de wet ingetrokken worden.
  • in het kader van het ′algemeen belang′, in overeenstemming met art. 89, met oog op het bewaren en ontsluiten van persoonsgegevens vanuit een waarde voor het ′algemeen belang′.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

  • Algemeen: Uw persoonlijke gegevens zoals naam, voornaam, adres, e-mail, telefoon, bedrijfsgegevens, rekeningnummer die u ons heeft toevertrouwd verwerken we alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
  • Er kunnen foto- of camerabeelden genomen worden door onze DAK-fotografen als u deelneemt aan onze activiteiten. De verworven beelden worden enkel in het kader van onze missie verwerkt. De verworven beelden worden nooit zonder voorafgaande toestemming aan derde partijen verstrekt!
  • Wij wensen u uitdrukkelijk te informeren dat het fotomateriaal door het DAK wordt gemaakt met oog op publicatie in onze werken. Voor mensen die zelf naar een foto komen vragen, of poseren voor een foto, gaan wij uit van uw stilzwijgende toestemming voor publicatie. Uiteraard respecteren wij de mensen die niet wensen gefotografeerd te worden. Daarom vragen wij u vriendelijk om ons op eenvoudige manier duidelijk te maken dat u liever niet op de foto staat, dat spaart zorgen en werk uit voor beide partijen.

3. Verstrekking aan derden.

Algemeen: Het DAK vzw. verkoopt, verhuurt of ruilt geen gegevens aan niet bevoegde personen of derden.
Zoals iedereen maken we wel gebruik van diensten door derden voor onze ICT-infrastructuur aangaande software, hardware en website-hosting.
Wij verstrekken enkel en alleen uw persoonsgegevens aan derden indien:

  • u daarvoor uitdrukkelijk uw toestemming heeft gegeven. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
  • u zelf vragende partij was (overdracht van gegevens).
  • dit echt noodzakelijk is voor uitvoering van onze missie of contract.
  • bij wet verplicht.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Het staat u ten allen tijde vrij uw persoonsgegevens op te vragen en te laten aanpassen / corrigeren indien nodig.
Voor al deze vragen aangaande uw privacy, of gerelateerde meldingen stuurt u eenvoudig een bericht naar privacy@dak.be.

4. Bewaartermijn.

DAK vzw. bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Persoonsgegevens die geen meerwaarde bieden in het kader van archivering van het verenigingsleven voor het ′algemeen belang′ worden niet langer dan 5 jaar bewaard.

5. Beveiliging van gegevens.

Uw persoonlijke gegevens worden enkel en alleen lokaal opgeslagen ten behoeve van onderlinge communicatie en de mogelijkheid tot het verstrekken van de nodige documenten zoals uitnodigingen, de resultaten van uw aankoop, opgestelde contracten, offertes, facturen en interne administratie. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of diefstal, waaronder:

  • alle personen die namens DAK vzw. van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • we hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • alle data-uitwisseling tussen gebruiker, website en bestemmeling is versleuteld via geregistreerde certificaten (https).
  • het aanmelden, ontvangen en verzenden van e-mail wordt afgehandeld via geregistreerde certificaten (tls, impas en smtps).
  • alle persoonsgegevens worden lokaal opgeslagen op een locatie met wachtwoord en encryptie.
  • het DAK vzw. gebruikt geen online databases of cloud services waarin uw persoonsgegevens worden beheerd of opgeslagen. Daar kunnen ze dus ook niet gestolen of misbruikt worden.
  • we maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten, ook deze back-ups zijn beveiligd met wachtwoord en encryptie.
  • onze installaties zijn voorzien van moderne beveiligingssoftware en hardware (anti-virus, firewall, anti-spam etc...).
  • we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
  • onze medewerkers zijn ge├»nformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
  • onze medewerkers nemen bij gelegenheid en op regelmatige basis deel aan infosessies aangaande deze wetgeving en de vernieuwingen ervan.

6. Rechten omtrent uw gegevens.

Het staat u ten allen tijde vrij deze gegevens op te vragen en te laten corrigeren indien nodig. Voor alle vragen aangaande uw privacy stuurt u eenvoudig een bericht naar privacy@dak.be. Wij nemen contact met u op om al uw vragen te beantwoorden of indien nodig verdere stappen te bespreken.

  • U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben.
  • U kunt bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel ervan) door ons of door een van onze verwerkers.
  • U heeft het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

7. Klachten?

Het DAK vzw. is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande gegevens:

Documentatiecentrum voor Aalst Karnaval vzw.
Dooriksveld 10
9308 Hofstade
privacy@dak.be

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Uiteraard zullen wij alles in het werk stellen om U en ons zelf deze zorgen te besparen. Mocht voorgaande niet tot een oplossing leiden, heeft u steeds het recht een klacht in te dienen bij de privacycommissie, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

8. Wijziging privacyverklaring.

DAK vzw. kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we in dat geval een aankondiging doen op onze website. Een PDF versie staat u ter beschikking via de download link.

Publicatiedatum: 19/06/2018
Document: Privacyverklaring rev 20180619